Reguli clare pentru folosirea serviciilor Data25.

1. Părțile, domeniul și acceptarea termenilor

Site-ul și aplicațiile Data25 sunt operate de AMC VECTOR SRL, identificată în caseta operatorului de pe această pagină. Serviciile comerciale sunt destinate exclusiv persoanelor juridice și profesioniștilor care acționează în cadrul activității lor economice; nu sunt oferite consumatorilor pentru uz personal.

Prin accesarea site-ului accepți regulile aplicabile utilizării site-ului. Pentru ContaChat sau Nuvaro HR, utilizarea de către o organizație se face în baza Contractului comercial, care include oferta sau formularul de comandă acceptat de reprezentanții autorizați ai părților. Acordul de prelucrare a datelor („Acordul”) completează Contractul comercial atunci când AMC VECTOR SRL prelucrează date personale în numele clientului.

Publicarea acestor termeni nu reprezintă singură o ofertă de abonament și nu creează automat obligația de plată. Contractul comercial, oferta, formularul de comandă și anexele acceptate stabilesc serviciile și obligațiile concrete ale părților.

2. Contractarea electronică

Atunci când Contractul comercial se încheie printr-un flux electronic, pașii sunt: solicitarea sau selectarea serviciului, completarea datelor firmei și de facturare, afișarea ofertei și a documentelor aplicabile, verificarea și corectarea datelor, acceptarea expresă de către reprezentantul autorizat și transmiterea confirmării de către AMC VECTOR SRL. Dacă acordul se încheie exclusiv prin email sau prin negociere directă, mesajele și documentele schimbate formează fluxul contractual aplicabil.

Pentru trialurile ContaChat și Nuvaro HR, contractul electronic standard se încheie prin acceptarea expresă a Termenilor și a Acordului de prelucrare a datelor de către reprezentantul autorizat, confirmarea adresei de email și emailul de confirmare transmis de AMC VECTOR SRL. Verificarea adresei de email este necesară înainte de activarea accesului la serviciu. Acordul de prelucrare a datelor face parte din contract și se aplică și în perioada de trial.

Înainte de acceptare, clientul poate reveni la pașii anteriori sau poate solicita corectarea datelor prin email la contact@data25.ro. Contractul și documentele acceptate sunt păstrate în evidențele AMC VECTOR SRL și pot fi solicitate de client. Termenii sunt disponibili într-o formă care poate fi salvată și reprodusă. Limba contractuală este româna, dacă oferta sau Contractul comercial nu stabilește altfel.

Acceptarea electronică, inclusiv prin bifarea unei căsuțe, confirmarea dintr-un flux online, emailul transmis de reprezentantul autorizat sau semnătura electronică, produce efecte în măsura permisă de lege și de acordul părților. Pentru documentele care necesită un nivel special de semnătură, părțile vor folosi semnătura electronică prevăzută de lege sau de Contractul comercial.

3. Serviciile, limitele și documentația

Data25 este un ecosistem de aplicații. ContaChat organizează sesizările interne și conversațiile pentru echipe, iar Nuvaro HR aduce în spațiul de lucru datele de personal și contractele selectate din REGES Online printr-un conector local cu acces doar pentru citire. Funcțiile, limitele, utilizatorii incluși, prețurile, nivelurile de suport și disponibilitatea se stabilesc prin ofertă, Contractul comercial, Acord, SLA sau documentația aplicației aplicabilă.

ContaChat și Nuvaro HR pot fi testate printr-un trial gratuit de 14 zile, destinat evaluării produsului înaintea contractării. La înregistrare se solicită denumirea firmei și CUI/CIF-ul pentru a limita trialul la o singură perioadă per firmă și produs. Pentru această limită, AMC VECTOR SRL păstrează o amprentă HMAC a CUI/CIF-ului, asociată produsului și fără codul fiscal în clar în evidența respectivă, cât timp oferă trialuri pentru acel produs, inclusiv după ștergerea organizației. Amprenta este eliminată dacă oferta de trial pentru produs încetează. Numărul Registrului Comerțului, sediul social și datele reprezentantului sunt solicitate numai la inițierea cumpărării. Limitele numerice publicate pentru trialul ContaChat se aplică numai ContaChat. Trialul nu creează obligație de plată. La expirarea trialului, accesul este restricționat și începe perioada de grație de 30 de zile. În acest interval, administratorul organizației poate descărca exportul standard ZIP din cont; acesta include datele ContaChat și Nuvaro HR și fișierele disponibile. După perioada de grație, fluxul automat șterge organizația din baza de date și fișierele documentelor și șabloanelor Nuvaro din directorul privat al organizației, cu excepția organizațiilor care au o sesizare sub păstrare juridică activă. Copiile de siguranță Hostico au o retenție de maximum 14 zile și nu sunt șterse simultan cu datele active.

Nuvaro HR nu înlocuiește REGES Online și nu transmite în registru modificări, corecții sau documente. Clientul este responsabil pentru dreptul de acces la registrul angajatorului, autorizarea utilizatorilor și verificarea datelor preluate și a documentelor HR generate înainte de utilizare sau semnare.

AMC VECTOR SRL poate actualiza, îmbunătăți, înlocui sau retrage funcții care nu sunt esențiale, cu respectarea Contractului comercial și cu informarea clientului atunci când schimbarea afectează material serviciul. Nu garantăm că serviciile vor fi permanent disponibile, fără erori sau potrivite pentru orice scop neprevăzut în documentația contractuală.

4. Prețuri, TVA, facturare și întârzierea la plată

Prețul abonamentului, moneda, numărul de utilizatori, perioada de facturare și serviciile suplimentare sunt cele din oferta sau formularul de comandă acceptat. Dacă nu există o regulă specială, prețurile sunt exprimate în lei, iar factura indică regimul TVA aplicabil AMC VECTOR SRL și clientului conform legislației fiscale. Orice reducere sau perioadă promoțională este valabilă numai în condițiile comunicate în ofertă.

Facturile se emit electronic și se transmit la adresa de facturare comunicată de client. Dacă oferta nu prevede alt termen, factura este scadentă în 15 zile calendaristice de la emitere. Clientul trebuie să conteste motivat o factură în termen de 5 zile lucrătoare; partea necontestată rămâne datorată la scadență.

Pentru întârziere, AMC VECTOR SRL poate solicita dobânda penalizatoare permisă de lege sau prevăzută în Contractul comercial, precum și costurile rezonabile de recuperare. După notificarea întârzierii și acordarea unui termen de remediere de 5 zile lucrătoare, accesul poate fi suspendat până la plată. Suspendarea nu înlătură facturile deja scadente.

5. Durata, reînnoirea și rezilierea

Contractul începe la data acceptării ofertei sau formularului de comandă și durează perioada indicată acolo. Dacă nu este indicată o perioadă și serviciul este activat pe durată nedeterminată, oricare parte poate înceta Contractul cu un preaviz de 30 de zile calendaristice.

Un contract pe durată determinată se reînnoiește numai dacă oferta sau Contractul comercial prevede expres reînnoirea automată; în acest caz, clientul poate denunța reînnoirea cu cel puțin 30 de zile înainte de expirarea perioadei curente. Dacă nu există reînnoire automată, contractul încetează la expirare, fără a afecta obligațiile deja scadente.

Oricare parte poate rezilia Contractul pentru încălcarea esențială neremediată în 15 zile calendaristice de la notificare. AMC VECTOR SRL poate suspenda sau rezilia imediat accesul în cazul unui risc grav de securitate, al unei utilizări ilegale, al unei cerințe a autorităților sau al insolvenței, în limitele legii și ale Contractului comercial.

6. Conturi, organizații și securitate

Utilizatorul trebuie să furnizeze date corecte, să păstreze confidențialitatea credențialelor și să folosească doar contul și permisiunile acordate. Nu partaja parole, chei, tokenuri sau sesiuni și anunță imediat contact@data25.ro dacă suspectezi acces neautorizat.

Administratorii organizației pot gestiona utilizatorii, rolurile și accesul în spațiul firmei. AMC VECTOR SRL poate suspenda temporar accesul pentru securitate, mentenanță, neplată, abuz sau obligații legale, cu respectarea contractului aplicabil.

7. Datele și conținutul clientului

Clientul și utilizatorii săi păstrează drepturile asupra sesizărilor, mesajelor, documentelor și datelor de personal introduse sau prelucrate în ContaChat și Nuvaro HR. Clientul este responsabil să aibă dreptul de a furniza aceste date, să aibă accesul și mandatul necesar pentru REGES Online și să ofere informările necesare persoanelor vizate.

Prelucrarea datelor din spațiul organizației se realizează conform contractului și acordului de prelucrare a datelor. În Nuvaro HR, clientul trebuie să verifice corectitudinea datelor sincronizate și a documentelor generate înainte de folosire, să configureze accesul doar pentru persoane autorizate și să transmită numai instrucțiuni legale. Datele despre dizabilitate sau invaliditate pot fi preluate prin sincronizarea read-only din REGES Online dacă există în sursă și sunt necesare funcționalităților de personal. Nu încărca documente medicale sau alte date sensibile suplimentare care nu sunt necesare acestor funcționalități. Nu introduce parole, tokenuri sau date fără temei legal.

8. Utilizări interzise

Este interzis să folosești serviciile pentru a încălca legea, drepturile altor persoane sau securitatea sistemelor. În special, nu este permis să:

• accesezi sau încerci să accesezi conturi, date ori funcții fără autorizare;
• introduci malware, cod distructiv, conținut ilegal sau materiale pentru care nu ai drepturi;
• interferezi cu funcționarea serviciilor, să ocolești limitele tehnice sau să testezi vulnerabilități fără autorizare;
• folosești serviciile pentru spam, fraudă, hărțuire sau transmiterea de date obținute ilegal.

9. Proprietate intelectuală

Numele, mărcile, interfața, designul, textele, codul și componentele software Data25, ContaChat și Nuvaro HR aparțin AMC VECTOR SRL sau licențiatorilor săi și sunt protejate de lege. Primești doar dreptul limitat, revocabil și neexclusiv de a folosi serviciile conform acestor termeni și contractului aplicabil.

Nu copia, modifica, redistribui, decompilezi sau exploata comercial componentele serviciilor fără acordul titularului drepturilor. Feedbackul transmis despre produs poate fi folosit pentru îmbunătățire fără a transfera drepturile asupra conținutului clientului.

10. Confidențialitate și protecția datelor

Fiecare parte păstrează confidențiale informațiile nepublice primite de la cealaltă parte. Detaliile despre prelucrarea datelor personale sunt prezentate în Politica de confidențialitate și, pentru organizațiile cliente, în acordul de prelucrare a datelor.

11. Acordul de prelucrare a datelor și ordinea documentelor

Atunci când AMC VECTOR SRL prelucrează date personale în numele unui client ContaChat sau Nuvaro HR, Acordul standard de prelucrare a datelor face parte integrantă din contractarea electronică B2B, inclusiv pentru trial. Organizația este identificată prin denumirea și CUI/CIF-ul furnizate la înregistrare, iar acceptarea este făcută de utilizatorul care declară că o reprezintă. AMC VECTOR SRL confirmă încheierea prin email după verificarea adresei de email. Versiunea acceptată, data, identitatea utilizatorului, identificarea organizației și hash-ul documentului sunt păstrate și pot fi descărcate din cont. Pentru condiții negociate individual, părțile pot încheia un acord separat; acesta prevalează pentru condițiile pe care le modifică. Acordul stabilește, printre altele:

• obiectul, durata, natura și scopul prelucrării;
• tipurile de date și categoriile de persoane vizate;
• instrucțiunile documentate ale clientului, inclusiv autorizarea accesului la REGES Online când este folosit Nuvaro HR, și limitele folosirii datelor;
• confidențialitatea, securitatea, subîmputerniciții și eventualele transferuri;
• asistența la incidente și la cererile persoanelor vizate, precum și returnarea sau ștergerea datelor la încetare;
• drepturile de informare, verificare și audit, în limite rezonabile.

12. Disponibilitate și SLA

Dacă părțile nu semnează un SLA separat, AMC VECTOR SRL oferă un obiectiv operațional de disponibilitate de 99% pe lună pentru serviciul ContaChat, fără ca acesta să fie o garanție contractuală sau să genereze automat credite ori despăgubiri. Disponibilitatea se măsoară la nivelul aplicației și nu include mentenanța anunțată, forța majoră, indisponibilitatea Hostico sau a altor furnizori, rețeaua ori echipamentele clientului, suspendarea justificată a contului, funcțiile beta și incidentele cauzate de client.

Un SLA semnat poate stabili o țintă, metode de măsurare, ferestre de mentenanță, niveluri de incident, credite de serviciu și remedii diferite. În caz de neconcordanță, SLA-ul prevalează pentru disponibilitate și remedii de serviciu.

13. Suport tehnic

Suportul se solicită la contact@data25.ro, de la o adresă autorizată a clientului, cu descrierea problemei, organizația afectată, momentul apariției și informațiile necesare depanării. În lipsa unei reguli speciale în ofertă sau SLA, programul standard este luni–vineri, 09:00–17:00, ora României, cu excepția sărbătorilor legale.

AMC VECTOR SRL urmărește să confirme solicitările obișnuite în cel mult o zi lucrătoare și incidentele critice cât mai repede. Aceste termene sunt obiective de suport, nu garanții SLA, dacă nu sunt preluate expres în Contractul comercial sau SLA.

14. Backupurile clientului, exportul și perioada de grație

Backupurile tehnice realizate de AMC VECTOR SRL sau de furnizorii săi sunt măsuri de continuitate operațională și nu înlocuiesc backupurile clientului. Clientul este responsabil să păstreze propriile copii ale datelor și să verifice periodic dacă exporturile sale sunt complete și utilizabile. Restaurarea din backup se face numai în măsura în care este disponibilă tehnic și nu reprezintă o garanție a recuperării fiecărei versiuni sau a fiecărui fișier.

După expirarea trialului, organizația are o perioadă de grație de 30 de zile, în care administratorul poate descărca exportul ZIP disponibil din cont. Arhiva conține datele organizației, utilizatorii, firmele client, sesizările, conversațiile și atașamentele ContaChat, precum și înregistrările Nuvaro HR, documentele, șabloanele și fișierele stocate care sunt disponibile la momentul exportului. Exportul exclude parolele, tokenurile de acces și credențialele tehnice. Exporturile speciale, restaurările sau volumele excepționale pot fi tarifate dacă acest lucru este comunicat în prealabil.

La expirarea perioadei de grație pentru un trial, fluxul automat elimină organizația din baza de date și șterge fișierele documentelor și șabloanelor Nuvaro din directorul privat al organizației. Ștergerea manuală definitivă a unei organizații folosește același mecanism pentru fișierele stocate și este blocată cât timp există o sesizare sub păstrare juridică. Copiile de siguranță Hostico au o retenție de maximum 14 zile și nu dispar simultan cu ștergerea din aplicație. Pentru încetarea unui abonament plătit, termenul și pașii aplicabili se stabilesc prin oferta și Contractul comercial. Perioada de grație nu suspendă obligațiile de plată.

15. Suspendare, ștergere și păstrare juridică

La încetarea accesului sau a Contractului, dreptul de utilizare se oprește, sub rezerva perioadei de export. Datele sunt șterse sau anonimizate după perioadele aplicabile de retenție. AMC VECTOR SRL poate păstra datele strict necesare pentru obligații legale, apărarea drepturilor sau un litigiu și poate exclude sesizările marcate pentru păstrare juridică din ștergerea automată.

Suspendarea pentru neplată, securitate, abuz sau obligații legale nu transferă clientului dreptul de a accesa datele în perioada suspendării. Clientul trebuie să solicite exportul înainte de încetare și să păstreze copiile proprii.

16. Limitarea răspunderii

Fiecare parte răspunde pentru încălcarea obligațiilor care îi revin. În măsura permisă de lege, AMC VECTOR SRL nu răspunde pentru pierderi cauzate de utilizarea necorespunzătoare a serviciilor, date incorecte, lipsa backupurilor proprii ale clientului sau fapte aflate în afara controlului său. Nicio prevedere nu exclude răspunderea care nu poate fi exclusă sau limitată legal.

Cu excepția cazului în care Contractul comercial stabilește o limită diferită, răspunderea totală cumulată a AMC VECTOR SRL față de client pentru prejudicii directe dovedite, provenite din Contract, este limitată la totalul sumelor plătite sau datorate pentru serviciul relevant în cele 12 luni anterioare evenimentului; pentru o perioadă fără plată, limita este de 1.000 lei. Nu se datorează pierderi indirecte, beneficii nerealizate, pierderi de oportunități sau prejudicii reputaționale, în măsura permisă de lege.

Limita nu se aplică în caz de intenție sau culpă gravă a AMC VECTOR SRL, încălcării obligațiilor care nu pot fi limitate legal, vătămării corporale, încălcării drepturilor de proprietate intelectuală sau obligațiilor exprese de confidențialitate, în măsura în care legea impune un tratament diferit. Amenzile și obligațiile legale ale clientului față de persoanele vizate sau autorități nu se transferă automat către AMC VECTOR SRL.

17. Subcontractarea și forța majoră

AMC VECTOR SRL poate folosi furnizori și subcontractanți pentru hosting, backup, email, mentenanță, suport și securitate. Furnizorii relevanți pentru date personale sunt tratați conform Acordului, iar AMC VECTOR SRL rămâne responsabilă față de client pentru obligațiile asumate, în limitele Contractului și legii. Schimbările de subîmputerniciți se notifică potrivit Acordului.

Nicio parte nu răspunde pentru neexecutarea cauzată de un eveniment imprevizibil, inevitabil și în afara controlului său rezonabil, inclusiv dezastre naturale, incendii, război, acte ale autorităților, întreruperi majore ale infrastructurii sau atacuri informatice sofisticate („Forță majoră”). Partea afectată notifică cealaltă parte fără întârziere și depune eforturi rezonabile pentru limitarea efectelor. Dacă Forța majoră durează mai mult de 30 de zile, oricare parte poate înceta serviciul afectat fără penalități pentru viitor.

18. Notificări contractuale, modificări și lege aplicabilă

Notificările contractuale se transmit la adresa de email contractuală a clientului și la contact@data25.ro sau, dacă este necesar pentru o notificare formală, prin curier sau scrisoare recomandată la sediul social al celeilalte părți. Notificarea electronică se consideră primită în ziua lucrătoare a confirmării de primire sau, în lipsa acesteia, în următoarea zi lucrătoare după transmitere, dacă nu este returnată ca nedeliverabilă.

Putem actualiza acești termeni pentru a reflecta evoluția serviciilor, a securității sau a legislației. Pentru modificări materiale aplicabile unui abonament activ, vom informa clientul cu cel puțin 30 de zile înainte, cu excepția modificărilor necesare pentru securitate sau conformare legală. Dacă clientul nu acceptă o modificare materială, poate înceta Contractul înainte de intrarea ei în vigoare, cu plata obligațiilor scadente.

În caz de neconcordanță, ordinea de prioritate este: (1) legea imperativă; (2) Contractul comercial sau formularul de comandă, pentru condițiile comerciale; (3) Acordul, pentru protecția datelor; (4) SLA-ul sau anexele de securitate, pentru disponibilitate și măsuri tehnice; (5) acești termeni; (6) documentația generală a produsului. Documentul mai specific prevalează numai pentru obiectul pe care îl reglementează.

Relația dintre AMC VECTOR SRL și client este B2B și este guvernată de legea română. Litigiile care nu se soluționează amiabil în termen de 30 de zile de la notificare sunt de competența exclusivă a instanțelor de la sediul AMC VECTOR SRL din Bârlad, județul Vaslui, cu excepția cazului în care Contractul comercial stabilește o altă instanță competentă sau legea impune altfel.

19. Contact

Pentru întrebări despre acești termeni, incidente de securitate sau serviciile Data25, scrie la contact@data25.ro.